Czy klauzula apostille jest tak naprawdę potrzebna?
Artykuł stanowi trzecią z trzech części wpisu o zawieraniu umów dotyczących nieruchomości przez pełnomocnika Klienta, przebywającego za granicą.
Pierwsza część: Sprzedawanie nieruchomości w czasach zarazy, czyli o tym, co zrobić gdy strona umowy, przebywa za granicą i nie może być obecna u notariusza.
Druga część: Prawo właściwe dla pełnomocnictwa i treść pełnomocnictwa
Obecnie często zawieramy przed notariuszami umowy w imieniu klientów przebywających za granicą. Każdy notariusz wymaga od nas by w momencie zawierania umów, dotyczących nieruchomości przynieść pełnomocnictwo od Klienta, zaopatrzone w klauzulę apostille.
Czy ta praktyka jest prawidłowa?
Klauzula apostille została wprowadzona Konwencją znoszącą wymóg legalizacji zagranicznych dokumentów urzędowych z dn. 5 października 1961 r., ratyfikowaną w Polsce w 2005 (Dz.U. 2005 Nr 112, poz. 938). Konwencja ta została również ratyfikowana przez Hiszpanię.
Zgodnie z art. 3 omawianej Konwencji:
Jedyną czynnością, która może być wymagana w celu poświadczenia autentyczności podpisu, charakteru, w jakim działała osoba, która podpisała dokument, oraz, w razie potrzeby, tożsamości pieczęci lub stempla, którym opatrzony jest dokument, jest dołączenie apostille określonej w artykule 4, wydanej przez właściwy organ Państwa, z którego dokument pochodzi.
Zatem, apostille to potwierdzenie pochodzenia dokumentu i jego autentyczności, które pozwala posługiwać się nim za granicą.
W analizowanej sprawie opisanej w pierwszym wpisie Klient przebywa w Hiszpanii. W Hiszpanii apostille jest wydawane w Radzie notarialnej, w wybranych miastach. Koszt jego uzyskania to ok. 30 euro.
Stan prawny, wynikający z Konwencji opisanej powyżej, uległ jednak zmianie z dniem 16 lutego 2019 roku wraz z wejściem w życie rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 z dnia 6 lipca 2016 r. w sprawie promowania swobodnego przepływu obywateli poprzez uproszczenie wymogów dotyczących przedkładania określonych dokumentów urzędowych w Unii Europejskiej i zmieniające rozporządzenie (UE) nr 1024/2012 (rozporządzenie 2016/1191).
Zgodnie z art. 4 powyższego rozporządzenia (stosowanego wprost we wszystkich państwach UE), znosi się wymóg legalizacji dokumentów urzędowych pomiędzy państwami członkowskimi UE.
Zgodnie zaś z art. 3 pkt 1 c.) rozporządzenia, „dokumenty urzędowe” oznaczają również akty notarialne.
Z powyższego wynika, że na gruncie prawa UE nie ma już wymogu załączania apostille do aktów notarialnych pomiędzy państwami członkowskimi UE, a organy nie mogą tego wymagać.
Przy czym, apostille może być nadal wydane na wniosek.
Wątpliwości budzi jednak to, że polska ustawa o przedkładaniu niektórych dokumentów urzędowych w pastwach członkowskich Unii Europejskiej z dnia 4 kwietnia 2019 r. (Dz. U. Z 2019 r., poz. 860), która mogłaby zgodnie z prawem UE mieć jedynie charakter wykonawczy czy uzupełniający wobec powyższego rozporządzenia (stosowanego wprost), zawiera własny katalog dokumentów urzędowych, do których stosuje się powyższe rozporządzenie. Wśród wyliczonych dokumentów nie ma jednak.. aktów notarialnych.
Z tego względu, zalecamy Klientom, by pomimo braku wymogu załączania apostille w obrębie Unii Europejskiej, nadal składali wniosek o jego wydanie i aby uzyskiwali klauzulę apostille. Pozwoli to uniknąć potencjalne problemy z zawarciem aktu notarialnego u danego notariusza, czy następnie z wpisaniem prawa własności do księgi wieczystej.
Masz obecnie problem z zawarciem umowy, dotyczącej nieruchomości, położonej w Polsce? Nie możesz przyjechać do Polski na zawarcie aktu notarialnego? Skontaktuj się z nami celem uzyskania porady prawnej w tej sprawie, czy zastępstwa u notariusza.
Autor: Julia Armata
